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 En 2018 cumple el plazo para que las empresas y organismos garanticen el
cumplimiento de la nueva normativa relacionada con el tratamiento de la
información personal identificable que, en combinación con el crecimiento
previsto del volumen de datos, podría tener implicaciones para cualquier empresa
que procese datos de tipo personal. Para entender el impacto del nuevo
Reglamento Europeo de Protección de Datos sobre los procesos de gestión de la
información y dónde encaja en el marco de un panorama legislativo más amplio,
las empresas tendrían que hacerse seis preguntas para comprobar si están listas
para cumplir la nueva ley.
La primera pregunta es saber qué son datos personales. Lo que nos lleva a la
siguiente cuestión: ¿cómo afecta el nuevo Reglamento a mi empresa? Para esto es
vital conocer la terminología específica, por ejemplo “datos personales y
alcance territorial”, “solicitudes de acceso datos”, “consultoría sobre el
impacto de la protección de datos”, “derecho al olvido”, “portabilidad de datos”
y “consentimiento”. El paso tres reside en preguntarse dónde están los datos en
mi empresa. Pueden estar en los sistemas informáticos corporativos, en
dispositivos personales de los empleados, en almacenes externos y en
dependencias destinadas al archivo, sin olvidar la información que almacenan
proveedores, subcontratas y empresas colaboradoras. Las compañías tienen que
dibujar un mapa de datos para saber dónde está la información y tener así una
visión amplia que ayudaría a minimizar el riesgo y a una monitorización
periódica. Paralelamente, deberán analizar y actualizar las políticas
existentes para averiguar qué se puede hacer con la información y cuánto tiempo
hay que conservarla. Esto contribuirá a garantizar que tanto los datos
personales como otro tipo de datos solo se conserven y destruyan cuando sea
necesario, cumpliendo así con obligaciones legales, normativas o contractuales
de forma justificable. Finalmente, es crucial estar al día y tener capacidad de
respuesta. Para poder lidiar con las normativas cambiantes, las políticas de
conservación tienen que ser dinámicas y evolucionar a medida que sea necesario
El nuevo Reglamento de Protección de Datos de la UE se centra en proteger el
derecho constitucional a la privacidad de los ciudadanos europeos y no impone
ninguna obligación de conservación documental, pero si no se cumple puede tener
consecuencias de largo alcance tanto financieras como reputacionales, lo que
hace que una buena retención de documentos adquiera gran relevancia. Es
absolutamente necesario que las empresas tengan en cuenta estos pasos para
asegurar que pueden identificar fácilmente dónde se encuentran los datos
personales dentro de su organización y que sean conscientes de cuáles son sus
obligaciones a la hora de gestionarlos. |
