El inmueble de
Garrigues es una pequeña ciudad estructurada en tres edificios. Hasta tres
entradas tiene en su entorno que va desde Hermosilla a Castellana. Uno de sus
ascensores panorámicos nos va a llevar a la séptima planta donde está ubicada el
área de Gestión de Conocimientos. Allí la propia Isabel Casas, responsable de un
equipo de veinticuatro personas, ha demorado una reunión de trabajo unos
minutos para hablar con nuestra publicación. El entorno es amplio y ante la
conversación son testigos múltiples publicaciones cuidadosamente apiladas en las
estanterías y Fernando Pastor, director de comunicación y marketing de
Garrigues, quien está pendiente de este diálogo. De hecho, a diario realiza
personalmente en colaboración con Gestión del Conocimiento un resumen destacado
de las noticias e informaciones más relevantes tanto a nivel de medios
informativos como desde el punto de vista sectorial. Es la llamada difusión
selectiva de la información: “Queremos que cuando empiecen a trabajar nuestros
profesionales a eso de las nueve y media sepan lo que ha pasado en el mundo”;
apunta Isabel. Ahora la prestigiosa revista Make ha galardonado a Garrigues,
junto a Zara, dos únicas empresas españolas, por su servicio de Gestión del
Conocimiento a nivel internacional. Con esta excusa hemos entrado en la “cocina”
de la firma y hablado de Internet, bases de datos, herramientas de colaboración
y extranets, entre otros elementos para compartir conocimiento.
Isabel Casas, responsable del área de Gestión del Conocimiento de la firma, ha
visto evolucionar esta actividad desde sus inicios en 1996, poco antes de la
fusión de Garrigues con Andersen. De aquella práctica primaria donde los
abogados recogían desde las valijas sus publicaciones y sentencias, se ha pasado
gracias a la redes sociales a que cada profesional de este despacho de corte
multinacional, por su implantación en todo el mundo, tenga desde su ordenador
acceso a base de datos, jurisprudencia y cualquier tipo de información que
necesite para su quehacer diario. “Ahora trabajamos en un entorno colaborativo
web donde nuestros profesionales, además de aportar información y conocimiento
puedan intercambiar sus puntos de vista entre ellos”, confiesa Isabel. Esta
actividad ofrece servicio a los propios abogados de la firma ubicados en Madrid
y en sus oficinas internacionales así como al personal de soporte (comunicación,
RRHH etc.) del propio despacho. Hay como ésta otras cinco oficinas de Gestión
del Conocimiento interconectadas entre sí para ofrecer este servicio tan valioso
como es compartir información y experiencias.
“Las ventajas de implantar bien este sistema de Gestión del Conocimiento es que ayuda a definir mejor la cultura corporativa de la firma u organización y a fomenta al mismo tiempo la comunicación interna” |
El sistema de Gestión de Conocimiento que hemos visto esta tarde en Garrigues
está construido de tal forma que el abogado tiene una autonomía absoluta para
buscar la información que necesite. “Nuestro abogado desde su sitio, incluso
desde su casa, puede conectarse a la oficina y acceder a todos los recursos de
nuestro sistema”, señala la responsable del servicio en este despacho. Eso no
quita para que en algunas ocasiones el equipo de Isabel ayude a ese letrado en
la búsqueda u orienten al profesional de cómo hacerse con esa información que
requieren. “Ahora está todo digitalizado y el abogado puede acceder a la
información a través de su correo, búsquedas o la propia intranet del despacho”;
comenta. Los cambios en este despacho a nivel tecnológico han sido continuados
“de la primera intranet hecha en 1996 en Lotus Notes, pasamos a otra en el 2000
en formato web que siete años más tarde también se modificó: en ella los
abogados publican contenidos. Ahora hace queremos modificar esa intranet a un
entorno colaborativo cien por cien, donde no solo se cuelgan contenidos sino
incluso donde se puede interactuar y comentar aquello que se encuentre en este
site”, apunta.
Todo cambió cuando esos ordenadores de consulta son sustituidos por las redes
internas del propio despacho, lo que ayuda a que los propios abogados consulten
aquel dato o información de interés desde su propio ordenador. Ya se puede
hablar de los Sistemas de Gestión del Conocimiento: “A los abogados del bufete
les explicamos el funcionamiento de estas aplicaciones para que se den cuenta
que tienen mucha información próxima a ellos. Sobre todo a aquellos de más edad
cuya relación con la tecnología no es tan fluida como para otros”, subraya
Isabel Casas. De hecho cualquier abogado que entra en Garrigues recibe una
formación y un tutelaje en este tipo de materias. “De forma paralela a estos
Sistemas de Gestión de Conocimiento hemos impulsado los entornos de colaboración
para que se pueda compartir dicho conocimiento. Las propias redes sociales
internas han sustituido a muchas reuniones presenciales que se organizaban a
diario en la firma”, comenta nuestra interlocutora.
Crear entornos
colaborativos para compartir conocimiento
Desde el pasado mes de febrero el bufete cuenta con Garrigues Collaborate que
opera tanto a nivel interno como con clientes de la firma. “Es un software que
permite crear espacios internos de colaboración; pequeños portales donde se
asocian wiki, blog o subir ficheros y sobre todo los que participan comentan y
van generando contenido de forma colaborativa. Esta es una de las causas de
haber recibido el Premio Make a la Gestión del Conocimiento, según el propio
jurado del mismo”, señala la propia Isabel, donde la propia estrategia de
Gestión del Conocimiento de la firma es tan flexible que permite la integración
de los 1500 abogados de la firma y las sedes donde están ubicados. “Al final,
gracias al sistema que tenemos el salto a Latinoamérica ha sido más sencillo de
lo que se esperaba. De hecho, ningún despacho que no apueste por la Gestión del
Conocimiento podrá abordar una expansión de la firma en condiciones”, asegura
Isabel. Al mismo tiempo las prácticas se han incrementado, de los originarios
fiscalistas hasta ahora unas treinta prácticas del derecho diferentes.
“El futuro pasa por el Big Data, la extracción de conocimiento de la información y por fomentar el trabajo del talento y habilidades de los profesionales porque habrá ciertos trabajos que se automaticen.” |
Para esta profesional los riesgos de no gestionar bien el conocimiento en una
organización son importantes. “Se crean los llamados silos de conocimientos, un
peligro enorme para cualquier entidad que evita que pueda avanzar en cualquier
dirección porque no se aprovechan sinergias entre los diferentes departamentos
del bufete”, indica. Por el contrario, las ventajas de implantar bien este
sistema ayuda a definir mejor la cultura corporativa de la firma u organización
y a fomentar al mismo tiempo la comunicación interna. “Todas las herramientas
que tenemos a nuestro alcance nos ayuda a trabajar de forma muy similar en
cualquier oficina”; subraya nuestra interlocutora. También nos advierte que las
constumbres son diferentes del socio al joven abogado que emplea estas
tecnologías “a nivel de consulta de libros, los socios utilizan menos libros
pero los emplean más tiempo que los junior. Hablamos de publicaciones
económicas, medioambientales o de bioética, entre otras materias”.
Otra de las peculiaridades de esta área de Gestión del Conocimiento en Garrigues
es su dependencia de la presidencia del bufete, frente a otras entidades donde
apuestan porque radique en Tecnología, Comunicación y RRHH. “Gracias a esa
relación con Presidencia tenemos una visión global e imparcial de las cosas. Hay
que darse cuenta que cada abogado de la firma en su cliente nuestro que debemos
atender”; explica. Los profesionales que trabajan con Isabel Casas tienen la
autonomía suficiente que les proporciona un margen de maniobra en diferentes
asuntos. “Muchos de los proyectos que ponemos en marcha están en relación con
otros departamentos del despacho y tenemos que hablar con ellos. Así ha sido con
el aula virtual, con contenido wiki, donde hemos puesto todos los contenidos que
cualquier abogado debería conocer sobre la Gestión del Conocimiento. “En esta
iniciativa que se ha puesto en marcha desde Garrigues Collaborate está
colaborando RRHH en el proyecto desde su plataforma de elearning :”Al final lo
que buscamos es generar conocimiento de manera colaborativa”, explica Isabel
Casas.
En este escenario, hablar del futuro es de un presente cada vez más inmediato.
“Cualquier horizonte que nos planteemos no puede superar los dos años. Va a ser
el momento del Big Data, donde ya estamos trabajando y la necesidad de extraer
conocimiento del mar de información en el que nos encontramos, cuestión que no
es fácil”, indica. Al mismo tiempo cree que habrá que trabajar el talento y las
habilidades de los profesionales porqué habrá muchos trabajos en los que se
automaticen muchos procesos. Puede ser el momento de aplicaciones como Watson ya
en IBM aunque no tiene claro que una firma como Garrigues llegue a tener algo
similar. “No se puede descartar nada en este tipo de contextos donde hay tantos
cambios aunque no se puede sustituir el talento humano por una máquina”,
advierte. De todas formas aún parece algo verde la implantación de la
inteligencia artificial en el sector jurídico.