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18 de NOVIEMBRE de 2015

Compartir conocimiento entre los abogados, clave para que el despacho crezca de forma lógica

LAWYERPRESS / @LuisjaSanchez

Desde 1996 el área de Gestión de Conocimiento de Garrigues, galardonada con el Premio Make hace unos días, es un elemento clave  del crecimiento de la firma española como uno de los despachos mayores de Europa

El inmueble de Garrigues es una pequeña ciudad estructurada en tres edificios. Hasta tres entradas tiene en su entorno que va desde Hermosilla a Castellana. Uno de sus ascensores panorámicos nos va a llevar a la séptima planta donde está ubicada el área de Gestión de Conocimientos. Allí la propia Isabel Casas, responsable de un equipo de veinticuatro personas,   ha demorado una reunión de trabajo unos minutos para hablar con nuestra publicación. El entorno es amplio y ante la conversación son testigos múltiples publicaciones cuidadosamente apiladas en las estanterías y Fernando Pastor, director de comunicación y marketing de Garrigues, quien está pendiente de  este diálogo. De hecho, a diario realiza personalmente en colaboración con Gestión del Conocimiento un resumen destacado de las noticias e informaciones más relevantes tanto a nivel de medios informativos como desde el punto de vista sectorial.  Es la llamada difusión selectiva de la información: “Queremos que cuando empiecen a trabajar nuestros profesionales a eso de las nueve y media sepan lo que ha pasado en el mundo”; apunta Isabel. Ahora la prestigiosa revista Make ha galardonado a Garrigues, junto a Zara, dos únicas empresas españolas, por su servicio de Gestión del Conocimiento a nivel internacional. Con esta excusa hemos entrado en la “cocina” de la firma y hablado  de Internet, bases de datos, herramientas de colaboración y extranets, entre otros elementos para compartir conocimiento.

Isabel Casas, responsable del área de Gestión del Conocimiento de la firma, ha visto evolucionar esta actividad desde sus inicios en 1996, poco antes de la fusión de Garrigues con Andersen. De aquella práctica primaria donde los abogados recogían desde las valijas sus publicaciones y sentencias, se ha pasado gracias a la redes sociales a que cada profesional de este despacho de corte multinacional, por su implantación en todo el mundo, tenga desde su ordenador acceso a base de datos, jurisprudencia y cualquier tipo de información que necesite para su quehacer diario. “Ahora trabajamos en un entorno colaborativo web donde nuestros profesionales, además de aportar información y conocimiento puedan intercambiar sus puntos de vista entre ellos”, confiesa Isabel. Esta actividad ofrece servicio a los propios abogados de la firma ubicados en Madrid y en sus oficinas internacionales así como al personal de soporte (comunicación, RRHH etc.) del propio despacho. Hay como ésta otras cinco oficinas de Gestión del Conocimiento interconectadas entre sí para ofrecer este servicio tan valioso como es compartir información y experiencias.

“Las ventajas de implantar bien este sistema de Gestión del Conocimiento es que  ayuda a definir mejor la cultura corporativa de la firma u organización y a fomenta al mismo tiempo la comunicación interna”

El sistema de Gestión de Conocimiento que hemos visto esta tarde en Garrigues está construido de tal forma que el abogado tiene una autonomía absoluta para buscar la información que necesite. “Nuestro abogado desde su sitio, incluso desde su casa, puede conectarse a la oficina y acceder a todos los recursos de nuestro sistema”, señala la responsable del servicio en este despacho. Eso no quita para que en algunas ocasiones el equipo de Isabel ayude a ese letrado en la búsqueda u orienten al profesional de cómo hacerse con esa información que requieren. “Ahora está todo digitalizado y el abogado puede acceder a la información a través de su correo, búsquedas o la propia intranet del despacho”; comenta. Los cambios en este despacho a nivel tecnológico han sido continuados “de la primera intranet hecha en 1996 en Lotus Notes, pasamos a otra en el 2000 en formato web que siete años más tarde también se modificó: en ella los abogados publican contenidos. Ahora  hace queremos modificar  esa intranet a un entorno colaborativo cien por cien, donde no solo se cuelgan contenidos sino incluso donde se puede interactuar y comentar aquello  que se encuentre en este site”, apunta.

Todo cambió cuando esos ordenadores de consulta son sustituidos por las redes internas del propio despacho, lo que ayuda a que los propios abogados consulten aquel dato o información de interés desde su propio ordenador. Ya se puede hablar de los Sistemas de Gestión del Conocimiento: “A los abogados del bufete les explicamos el funcionamiento de estas aplicaciones para que se den cuenta que tienen mucha información próxima a ellos. Sobre todo a aquellos de más edad cuya relación con la tecnología no es tan fluida como para otros”, subraya Isabel Casas. De hecho cualquier abogado que entra en Garrigues recibe una formación y un tutelaje en este tipo de materias. “De forma paralela a estos Sistemas de Gestión de Conocimiento hemos impulsado los entornos de colaboración para que se pueda compartir dicho conocimiento. Las propias redes sociales internas han sustituido a muchas reuniones presenciales que se organizaban a diario en la firma”, comenta nuestra interlocutora.

Crear entornos colaborativos para compartir conocimiento

Desde el pasado mes de febrero el bufete cuenta con Garrigues Collaborate que opera tanto a nivel interno como con clientes de la firma. “Es un software que permite crear espacios internos de colaboración; pequeños portales donde se asocian wiki, blog o subir ficheros y sobre todo los que participan comentan y van generando contenido de forma colaborativa. Esta es una de las causas de haber recibido el Premio Make a la Gestión del Conocimiento, según el propio jurado del mismo”, señala la propia Isabel, donde  la propia estrategia de Gestión del Conocimiento de la firma es tan flexible que permite la integración de los 1500 abogados de la firma y las sedes donde están ubicados. “Al final, gracias al sistema que tenemos el salto a Latinoamérica ha sido más sencillo de lo que se esperaba. De hecho, ningún despacho que no apueste por la Gestión del Conocimiento podrá abordar una expansión de la firma en condiciones”, asegura Isabel. Al mismo tiempo las prácticas se han incrementado, de los originarios fiscalistas hasta ahora unas treinta prácticas del derecho diferentes.

“El futuro pasa por el Big Data, la extracción de conocimiento de la información y por fomentar el trabajo del talento y habilidades de los profesionales porque habrá ciertos trabajos que se automaticen.”

Para esta profesional los riesgos de no gestionar bien el conocimiento en una organización son importantes. “Se crean los llamados silos de conocimientos, un peligro enorme para cualquier entidad que evita que pueda avanzar en cualquier dirección porque no se aprovechan sinergias entre los diferentes departamentos del bufete”, indica. Por el contrario, las ventajas de implantar bien este sistema ayuda a definir mejor la cultura corporativa de la firma u organización y a fomentar al mismo tiempo la comunicación interna. “Todas las herramientas que tenemos a nuestro alcance nos ayuda a trabajar de forma muy similar en cualquier oficina”; subraya nuestra interlocutora. También nos advierte que las constumbres son diferentes del socio al joven abogado que emplea estas tecnologías “a nivel de consulta de libros, los socios utilizan menos libros pero los emplean más tiempo que los junior.  Hablamos de publicaciones económicas, medioambientales o de bioética, entre otras materias”.

Otra de las peculiaridades de esta área de Gestión del Conocimiento en Garrigues es su dependencia de la presidencia del bufete, frente a otras entidades donde apuestan porque radique en Tecnología, Comunicación y RRHH. “Gracias a esa relación con Presidencia tenemos una visión global e imparcial de las cosas. Hay que darse cuenta que cada abogado de la firma en su cliente nuestro que debemos atender”; explica. Los profesionales que trabajan con Isabel Casas tienen la autonomía suficiente que les proporciona un margen de maniobra en diferentes asuntos. “Muchos de los proyectos que ponemos en marcha están en relación con otros departamentos del despacho y tenemos que hablar con ellos. Así ha sido con el aula virtual, con contenido wiki, donde hemos puesto todos los contenidos que cualquier abogado debería conocer sobre la Gestión del Conocimiento. “En esta iniciativa que se ha puesto en marcha desde  Garrigues Collaborate  está colaborando  RRHH  en el proyecto desde su plataforma de elearning :”Al final lo que buscamos es generar conocimiento de manera colaborativa”, explica Isabel Casas.

En este escenario, hablar del futuro es de un presente cada vez más inmediato. “Cualquier horizonte que nos planteemos no puede superar los dos años. Va a ser el momento del Big Data, donde ya estamos trabajando y la necesidad de extraer conocimiento del mar de información en el que nos encontramos, cuestión que no es fácil”, indica. Al mismo tiempo cree que habrá que trabajar el talento y las habilidades de los profesionales porqué habrá muchos trabajos en los que se automaticen muchos procesos. Puede ser el momento de aplicaciones como Watson ya en IBM aunque no tiene claro que una firma como Garrigues llegue a tener algo similar. “No se puede descartar nada en este tipo de contextos donde hay tantos cambios aunque no se puede sustituir el talento humano por una máquina”, advierte. De todas formas aún parece algo verde la implantación de la inteligencia artificial en el sector jurídico.

 

 

 
 
 

 

 

 
 
 
 
 
 
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