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Es evidente que en un mundo como el que vivimos, la tecnología aplicada al mundo empresarial supone agilidad, productividad, mejora en la organización del trabajo y en el rendimiento. Sin embargo un uso inadecuado o abusivo de la misma puede acarrear serios perjuicios no sólo de índole económica, sino también operativos, quiebras de seguridad, daños reputacionales, etc. Por regla general se produce una falta o ausencia de regulación del uso de los medios puestos a disposición de trabajadores, en particular, de las herramientas informáticas. Con objeto de aportar soluciones claras a los problemas que este asunto puede plantear a empresas de cualquier índole, el pasado 18 de septiembre se celebró en Madrid una nueva edición de DESAYUNOS LENER bajo el título “Protección técnico-jurídica del uso de las herramientas informáticas en la empresa”. A lo largo de este encuentro se abordaron las diferentes cuestiones que tienen que ver con este asunto En esta ocasión de la mano de Fernando Ramos, Director del Departamento de Propiedad Intelectual e Industrial y TIC de Lener Asesores Legales y Económicos se analizaron diversas cuestiones como la posibilidad de acceso, monitorización, almacenamiento y revisión del correo electrónico del trabajador, el acceso a su ordenador en caso de despido o finalización de la relación laboral, el uso inadecuado de la navegación por Internet Otras cuestiones que también se examinaron en este desayuno de trabajo informativo tuvieron que ver con el control de accesos desde dispositivos personales a los sistemas corporativos (BYOD), la posibilidad de acceder a los mismos por motivos de seguridad, el uso de redes sociales con fines profesionales, el control mediante el GPS del vehículo de empresa y la aplicaciones informáticas de control que se deben utilizarse para ser consideras pruebas válidas en procedimientos judiciales. Fueron revisados distintos casos reales con soluciones prácticas que garantizan el acceso a las herramientas tecnológicas de los trabajadores sin afectar a la continuidad de la actividad empresarial. Soluciones que evitan perjuicios innecesarios producidos en caso de ausencia del trabajador, ante la realización de labores propias de mantenimiento o en supuestos de intervención por existir indicios de uso abusivo para fines personales o lúdicos. También se analizó la problemática derivada de los conflictos existentes entre la normativa de Protección de Datos y los Derechos Laboral y Sindical, de Propiedad Intelectual, Penal o del Comercio Electrónico. Adicionalmente se trataron otras cuestiones importantes como la respuesta adecuada para mitigar los riesgos derivados de los accesos por parte del personal externo a los sistemas de información de la empresa. Se abordó la diferente casuística distinguiendo entre accesos por parte de proveedores en el curso de la prestación de sus servicios de accesos de clientes con objeto de consultar los trabajos que encargan. Especial mención merece el análisis realizado de los pasos que debe seguir la empresa para la implantación y mantenimiento de un sistema de control que le permita gestionar sus actuaciones con las máximas garantías. Los daños se producen habitualmente por hechos inesperados y la falta de previsión unida a la inexperiencia de muchas empresas en este ámbito tiene consecuencias nefastas. La ejecución de actuaciones no planificadas en la mayoría de los casos supone la obtención pruebas carentes de validez en sede judicial. Para concluir, se incidió en el procedimiento recomendable para la obtención de evidencias electrónicas con garantías de poder ser presentadas en juicio sin que sean rechazadas por producir indefensión a la parte contraria. Sobre el ponente resumir brevemente su currículum: Fernando Mª Ramos Suárez es Director del Departamento de Propiedad Intelectual de Lener Asesores Legales y Económicos. Licenciado en Derecho por la Universidad Carlos III de Madrid. Máster en Informática y Derecho en la Universidad Complutense de Madrid. Auditor AENOR en Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información ISO27001. Experto Lega Auditor para la concesión del Sello de Calidad EUROPEO en protección de datos Europrise. Profesor en el Programa Avanzado sobre protección de datos del Instituto de Empresa.
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