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Por Borja Frias, Abogado de Umer & Co
El legislador español ha ido introduciendo en los últimos años cambios encaminados a la simplificación del derecho de sociedades fruto de la exigencia de las directivas comunitarias, especialmente en busca de la reducción de costes y cargas para las sociedades, además de promover el avance de las nuevas tecnologías. Con el objetivo de facilitar el funcionamiento de las sociedades mercantiles, las últimas reformas de la Ley de Sociedades de Capital pretenden potenciar la creación de la página web de las sociedades y las comunicaciones electrónicas entre la sociedad y los socios. En este sentido, lo que la ley regula es la página web corporativa, que no tiene que confundirse con cualquier otra página web titularidad de la sociedad de carácter comercial, publicitario o de cualquier otra índole. Lo que diferencia a la página web corporativa de otras páginas web de la sociedad no es su contenido, ni siquiera sus características técnicas, sino estar sometida a un régimen legal propio, el establecido por la Ley de Sociedades de Capital. Es decir, cualquier página web de la sociedad puede ser corporativa siempre que reúna los requisitos legales. La creación de una página web corporativa es obligatoria para las sociedades cotizadas, mientras que para el resto de sociedades de capital es opcional. Para que la página web corporativa sea creada legalmente, el acuerdo deberá ser adoptado por la junta general de la sociedad, debiendo figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Además, el acuerdo de creación deberá inscribirse en el Registro Mercantil y publicarse en el BORME. Sin embargo, será el órgano de administración, salvo disposición estatutaria en contrario, el que ostente la competencia para acordar la modificación, el traslado o la supresión de la página web corporativa. Al igual que el acuerdo de creación, los acuerdos de modificación, traslado o supresión deberán inscribirse en el Registro Mercantil y ser publicados en el BORME. A su vez, deberán publicarse en la propia página web durante los treinta días siguientes a contar desde la inserción del acuerdo. Estatutariamente se puede establecer la exigencia de que los acuerdos de creación, modificación, traslado o supresión de la página web corporativa sean notificados a cada uno de los socios con anterioridad a su inscripción en el Registro Mercantil. No obstante, tanto la creación de la página web corporativa como las inserciones que pueda realizar la sociedad en dicha página web no tendrán efectos jurídicos hasta que se haya cumplido la exigencia de su publicación en el BORME. La dirección URL de la web corporativa de la sociedad deberá constar necesariamente en el Registro Mercantil y haberse publicado en el BORME. Ahora bien, como ha aclarado la Dirección General de los Registros y del Notariado, tanto la junta general en el acuerdo de creación como el órgano de administración en un momento posterior son competentes para la elección de la dirección concreta del sitio en la red. Corresponde a la sociedad garantizar la seguridad de la página web corporativa, asegurando la autenticidad de los documentos e informaciones publicados, y posibilitar el acceso gratuito a la misma con opción de descarga e impresión de lo insertado en ella. Será también a cargo de la sociedad probar la efectiva inserción de contenidos en la web y la fecha en que ésta tuvo lugar. No obstante, serán los administradores de la sociedad los que tengan el deber de mantener lo insertado en la página web corporativa durante el término exigido por la ley y los que respondan solidariamente entre sí y con la sociedad frente a socios, acreedores, trabajadores y terceros de los perjuicios causados por la interrupción temporal de acceso a la página, salvo que se deba a caso fortuito o fuerza mayor. La sociedad puede realizar las comunicaciones con sus socios, incluso remitir documentación, solicitudes e información, a través de medios electrónicos, siempre y cuando los socios hayan aceptado expresamente dichas comunicaciones. Para ello, la sociedad deberá habilitar, a través de la propia página web corporativa, el pertinente dispositivo de contacto que acredite la fecha de la recepción así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre socios y sociedad.. Una de las mayores ventajas que la creación de una página web corporativa puede ofrecer a las sociedades limitadas la encontramos en lo referente a las convocatorias de juntas generales. Y es que las sociedades no cotizadas podrán realizar la convocatoria mediante anuncio publicado en la página web corporativa de la sociedad, siempre que así lo permitan los estatutos y que la web haya sido creada conforme a la Ley de Sociedades de Capital. Esto supone una importante simplificación del sistema de convocatoria de juntas generales que, en otro caso, debería realizarse a través de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto, como en la práctica realizan la inmensa mayoría de las sociedades limitadas, o ser publicada en el BORME y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social. Estatutariamente se podrá imponer la creación de un sistema telemático de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria publicados en la página web corporativa de para asegurar la efectiva comunicación a todos los socios. En caso de producirse una interrupción de acceso a la página web corporativa superior a dos días consecutivos o cuatro alternos, no podrá celebrarse la junta general que hubiera sido convocada a través de esta página, salvo que el total de días de publicación efectiva fuera igual o superior al término exigido por la ley. En la práctica, los administradores de las sociedades limitadas publican la convocatoria con tiempo superior a los quince días legalmente exigidos para protegerse ante una posible interrupción en el acceso. Así pues, cada sociedad limitada ha de plantearse la conveniencia de crear una página web corporativa una vez analizados y sopesados las ventajas e inconvenientes que le puedan suponer, toda vez que la creación de este tipo de página web conlleva, entre otras, la obligación de garantizar su seguridad, de cumplir con los plazos legales y la responsabilidad de sus administradores, además de las modificaciones estatutarias pertinentes.
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