Un canal de denuncias es esencial para un Sistema de Gestión de Compliance. El mercado ya ofrece muchas herramientas, sin embargo hay algunas especialmente practicas y pensadas para la empresa. Canal Denuncia de Quality solutions es una herramienta fácil y sobre todos pensado tanto para el abogado que implanta el compliance como para los gestores empresariales.

Gonzalo Garzo es el CEO de la consultora tecnológica Quality Solution Consulting, que mantiene entre otros servicios a sistemas Meta4 Peoplenet y a3Equipo, además del desarrollo de software y soluciones a medida para cada necesidad.

Gonzalo acumula más de dieciséis años de experiencia como responsable en empresas de desarrollo y diseño de software, es experto en servicios integrales de Recursos Humanos para las organizaciones dotándolas de procesos y procedimientos más innovadores y precisos para reducir tiempos y costes aumentando su capacidad competitiva.

Lawyerpress (LP): ¿Como surge la idea de adentrarse en el mundo del Compliance?

Gonzalo Garzo (GG): Llevamos más de quince años inmersos en la tecnología que ayuda a la gestión de los recursos humanos en distintas empresas, con personas de Quality colaborando en el día a día de los clientes, clientes con quienes desarrollamos también soluciones a medida que, en la medida de lo posible, tratamos de estandarizar y ofrecer a más clientes posibilitando un menor precio en el servicio y una relación mayor y más sostenible con los clientes.

Una de éstas herramientas ha sido el Canal Denuncia, al igual que lo han sido anteriormente el Portal del Empleado, gestión de sus web, etc

LP: Ustedes han diseñado una herramienta, Quality Canal de Denuncia, ¿en qué consiste la herramienta?

GG: Se trata de un Software sencillo cuya finalidad es facilitar al denunciante la denuncia y a la empresa su gestión y archivo con todas las garantías requeridas de manera automática, garantizando una correcta gestión basada en las mejores prácticas del mercado y aprendizajes de nuestros colaboradores. Todo de ello de forma muy fácil, intuitiva y adaptable a cada empresa porque cada una debe poder implantar su software adaptado a sus políticas y cultura.

LP: Para los más inexpertos, ¿en qué consiste y cuál es la utilidad de un canal de denuncias?

GG: El Canal Denuncia es una herramienta principalmente de transparencia. La empresa que lo implementa desea que aquellos que quieran comunicar una potencial incidencia lo puedan hacer. Es cierto que esto genera retornos importantes porque donde está implantado supone la mayor fuente de conocimiento de fraudes internos y este dato es creciente año tras año.

Además ayuda a los sistemas de cumplimiento y al Compliance Officer en la implementación del modelo de organización y gestión para la prevención de delitos que establece el código penal y, por supuesto, a cumplir legislaciones y convenios que obligan a su existencia o legislaciones futuras como la de blanqueo de capitales que parece obligará también.

LP: ¿Cómo de importante es el canal de denuncias dentro del sistema de gestión del compliance?

GG: Como indicaba anteriormente, en un sistema de gestión del compliance se trata de un requisito indispensable y así lo recoge el Código Penal, la Circular de la Fiscalía o la propia norma ISO para la gestión de Compliance.

LP: ¿Es obligatorio para las empresas tener un canal de denuncias implantado?

GG: En algunos casos como los indicados anteriormente sí. Nuestro reto ha sido convertir esta obligación en una oportunidad, economizada al máximo con todas las garantías que genere a nuestros clientes el mayor retorno posible.

LP: ¿Qué empresas deberían implantar un canal de denuncias en su organización?

GG: Por nuestra experiencia práctica, haría la pregunta a la inversa: ¿Cuál no? y contestaría: que en el caso de autónomos o empresas hasta 25 empleados con una relación de confianza contrastada entre todos. ahí no aportaría salvo que sus clientes le soliciten disponer de un compliance y por esto deba implementarlo. En este caso, el canal de Quality tiene la ventaja de ser súper flexible y económico para no detraer recursos de estas pequeñas empresas.

LP: El mercado está saturado de herramientas. ¿En que se diferencian o cual es la principal aportación de Quality canal denuncia?

GG: El Canal de Quality es muy innovador, adaptable, garantista y económico. Parece raro juntar los tres adjetivos en la misma frase, pero es así. Por ejemplo, se puede elegir que la denuncia sea anónima o confidencial, gestiona él solo el conflicto de interés (incluido el encubierto que se desconoce generalmente), gestiona todas las comunicaciones a las partes implicadas, permite que sirva para empleados, clientes, proveedores, etc. gestionando la denuncia como cada empresa lo haría sin necesidad de que la empresa haga cambios internos en la gestión, etc.

LP: ¿Cómo podemos establecer la eficacia de una herramienta de canal de denuncias?

GG: Hay que medir. Medir su uso, medir si mejoran los tiempos destinados a la gestión de la denuncia, medir si se han respetado las garantías que establece la empresa, medir la satisfacción del usuario en la facilidad de interponer la denuncia, la información recibida durante el proceso, la facilidad en la gestión de la denuncia, etc.

LP: ¿Qué criterios debe cumplir un canal de denuncias para ser valorado por la fiscalía o los jueces?

GG: Primero su existencia, luego que disponga de las garantías precisas para ser utilizado sin temor a represalias y luego la propia gestión de la denuncia con las consecuencias que proceda.

LP: ¿En qué puntos debemos fijarnos a la hora de decantarnos por una u otra herramienta?

GG: La parte vital es que el Canal se adapte a la empresa y no al revés. Es ésta precisamente la ventaja de nuestro Canal.

LP: ¿Cómo de importante es la Norma ISO 19600 respecto a los canales de denuncia?

GG: En este sentido únicamente es un requisito más de la norma.

LP: ¿Como garantiza Quality canal denuncia la confidencialidad de los usuarios?

GG: El Canal se puede implementar sin variación de coste como confidencial o anónimo. Desde Quality hemos trabajado para posibilitar la denuncia anónima. En lo que respecta a confidencial, nosotros podemos hacer recomendaciones pero es la empresa, el gestor del canal quien debe garantizarlo. En este sentido, nuestra aportación es facilitar un servidor seguro, fuera de la empresa para que el departamento de informática no tenga acceso.

LP: En su opinión, ¿que resulta más conveniente, que el canal de denuncias este gestionado por una persona de la propia organización o que se externalice?

GG: Decir que nosotros no gestionamos el canal, únicamente proveemos el software y su mantenimiento.

En las implementaciones lo que sí vemos es que el modelo creciente es la gestión mixta donde mayoritariamente la denuncia es gestionada internamente pero si se trata de una denuncia penal o existe conflicto de intereses es derivada al externo de confianza que tenga la organización.

De hecho, nuestros clientes también son los despachos que implementan compliance y deciden implantar el Canal de Quality a sus clientes, quedándose ellos como alternativa para los casos anunciados anteriormente y realizando las gestiones que proceda (investigación, asesoramiento, denuncia, etc).

LP: En el caso de que el canal de denuncias sea gestionado internamente, ¿qué perfil profesional o departamento debería gestionar las incidencias? ¿Un miembro de la dirección, el departamento legal, Recursos Humanos, los responsables de calidad?

GG: Depende de la estructura de la empresa. Últimamente suelen ser los Compliance Officer aunque se dan todos los perfiles. Lo principal es que su puesto tenga el empoderamiento suficiente y la persona las habilidades y sensibilidad necesarias.

LP: ¿El canal de denuncias debería estar centrado en los propios empleados o también debería estar abierto a proveedores y clientes? ¿Cuál es su opinión?

GG: Nosotros facilitamos que sea sólo empleados o cualquier grupo de interés. Incluso se canaliza la gestión de manera distinta si la empresa así lo establece.

Mi opinión personal como socio de mi empresa es que quiero saber si en mi organización se realizan prácticas no éticas y ayuda que puedan ser mis proveedores y clientes quienes comuniquen.

LP: Según su experiencia, ¿cuáles son los principales delitos denunciados en las empresas?

GG: El Acoso, el fraude en los procesos de compras y hurtos.

LP: ¿Tener un canal de denuncias evita responsabilidades penales?

GG: Manifiesta la voluntad de la persona jurídica de conocer si hay incidencias y ayuda a informar al encargado de la supervisión del modelo de organización y control. Es decir, ayuda claramente a cumplir dos de los seis requisitos que establece el Código Penal para conceder una eximente en caso de juicio y, lo más deseable, ayuda a frenar conductas que puedan llevar a esa situación por el mero hecho de poder ser denunciado por cualquier compañero, conocido, familiar, cliente, etc.

LP: ¿Tiene usted conocimiento de alguna sentencia en la que tener implantado un canal de denuncias eficaz haya resultado relevante?

GG: Por sí solo no pero sí es un requisito indispensable en cualquier Sistema de Compliance. Es decir, se trata de un requisito necesario, aunque no suficiente en el caso de la sentencia, aunque no debemos olvidar que el propósito principal de su implementación es la labor preventiva para no debamos llegar a enfrentarnos a ningún tipo de sentencia.

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