Cada vez más Despachos crean su Legal Project Management Office (LPMO)

Publicado el Miércoles, 21 junio 2017

Anna Marra,  Project Manager & Consultant.

Hace unos días DVF Recruitmen publicaba en Linkedin que su cliente, un Despacho líder a nivel internacional, en un momento importante de expansión, estaba seleccionando Legal Project Managers para su LPMO.

Anna Marra, Project Manager & Consultant

Anna Marra, Project Manager & Consultant

Quizás no todos los abogados estén familiarizado con este acrónimo. Una LPMO es una Oficina de gestión de proyectos jurídicos o Legal Project Management Office (LPMO), y – en el caso del anuncio – resultaba muy interesante la finalidad de esta estructura: “se crea con el objetivo de dotar a los abogados de herramientas de LPM, formarles y apoyarles en la entrega de sus servicios, y de esta forma proporcionarle una ventaja competitiva con respecto a los demás despachos”.

No es la primera referencia que tenemos sobre la creación de LPMOs en Despachos. Firmas excelentes como DLA Piper, Seyfarth Shaw, Gowlings, Herbert Smith Freehills, Goodwin Procter o Allen&Overy han creado estructuras de impulso y dirección de proyectos legales.

La creciente importancia de las Oficinas de Proyectos jurídicos (LPMO) se debe a la necesidad de aprovechar al máximo los recursos disponibles en un Despacho y maximizar el desempeño de los proyectos que se llevan a cabo.

¿Qué es exactamente una LPMO y cómo funciona?

En la práctica existen expresiones diferentes de LPMOs, pero el principal objetivo que persiguen es siempre realizar una integración entre la estrategia de negocio y los diferentes proyectos que se lanzan en un Despacho.

Analizando esta definición, resulta evidente la utilidad de este departamento, por un lado, y la dificultad real de implantarlo en el día a día: una LPMO requiere que se haya definido una estrategia – y de eso estamos todavía muy lejos en varios despachos –  y que los asuntos jurídicos se gestionen cómo proyectos.

Su principal responsabilidad es establecer en la empresa una cultura de gestión por proyectos. Por lo que estamos viendo a nivel internacional, crear esta estructura está siendo el primer paso para implantar el LPM dentro de una firma, apoyándose en la experiencia de Project managers de otros sectores para la elaboración de protocolos y sistemas de planificación y ejecución.

A nivel estratégico, la LPMO alinea el plan estratégico de la organización con la ejecución de proyectos mediante la gestión de la cartera de proyectos.

A nivel de gestión, la LPMO:

  • define normas y directrices;
  • ofrece soporte en todo lo relacionado con gestión de proyectos, garantizando coordinación en entorno multiproyectos y armonización de procesos y entregables;
  • coordina proyectos multi-área o proyectos críticos para el Despacho, por el impacto que puedan tener o por ser primeras experiencias sobre las que no se ha madurado en necesario conocimiento todavía
  • prioriza proyectos y asigna recursos en función de la priorización;
  • monitoriza y controla indicadores;
  • diseña planes de formación e imparte formación para legal Project managers;
  • apoya en el conseguimiento de la certificación en Legal Project Management.

¿Cómo se integran las LPMOs en un Despacho?

La LPMO puede ser constituida por un único profesional o por un equipo de profesionales, como departamento. Es en cualquier caso una estructura con funciones transversales, de allí a veces la dificultad de implantarla en una organización funcional como es normalmente un Despacho.

Según el Project Management Institute (PMI), las oficinas de proyectos pueden clasificarse en base al grado de control directo que tienen sobre los proyectos:

  1. La PMO de soporte

Sus servicios son suministrados bajo demanda cuando el proyecto lo solicite. Proporciona experticia, plantillas y mejores prácticas para cuando se necesite. El grado de control proporcionado es bajo.

  1. La PMO de control

Al igual que la PMO de Soporte, suministra mejores prácticas, plantillas y experticia, pero además establece mecanismos para garantizar que se utilicen. Para que funcione, deben establecerse revisiones periódicas que cada proyecto debe aprobar. El grado de control proporcionado es medio.

  1. La PMO directiva

Además de las funciones de Soporte y Control de los Proyectos, la PMO Directiva se “Hace cargo” de los mismas, asumiendo su dirección. La PMO Directiva es la que suministra la experticia en Gerencia de Proyectos, es decir los Gerentes de Proyectos reportan directamente a la PMO y no a áreas funcionales. La PMO Directiva gestiona los recursos entre proyectos y se encarga de su asignación. El grado de control proporcionado es alto.

Primeros pasos

Aunque no siempre estemos acostumbrado a llamarla Oficina de Gestión de Proyecto, en los Despachos grandes y mediano existe una función de apoyo especializada normalmente en IT. Se trata de un profesional o a veces de una entera área dependiendo de tamaño. El desarrollo y la gestión interna de soluciones tecnológicas ha necesitado de Project managers, expertos en IT, y de inversiones en estructuras, procedimientos, herramientas y formación. Por esta puerta, el Project management ha entrado en despachos y departamento de servicios jurídicos, hasta que la industria legal no ha realizado que la misma metodología, los mismos conocimientos y técnicas se podían aplicar también a otro tipo de proyectos que no fueran “purely technology driven projects” para conseguir resultados más significativos en términos de excelencia profesional y de gestión.

Las PMOs, con el background que tenían, se han visto ampliar sus funciones y extenderlas a los proyectos legales o de reingeniería de procesos, en búsqueda de la optimización de recursos y de un enfoque de eficiencia de costes y plazos, transformándose en LPMOs.

Michael Caplan, Maureen Naughton and Christopher Ende, respectivamente Chief Operating Officer, Managing Director of the Project Management Office and Managing Director of Pricing & Project Management en la nota firma Americana Goodwin Procter testimonian la importancia crecente de las LPMOs: “Compartir nuestra metodología de PMO y las ideas que estábamos produciendo ha sido útil para nuestros clientes y también beneficioso para nosotros, ya que hemos desarrollado una comprensión más profunda de los negocios de nuestros clientes, de sus objetivos y de sus puntos de presión. Esto no sólo ha resultado en servicios legales más rentables, sino que también nos ha ayudado a construir relaciones más valiosas” (“The Rise of the Legal Industry’s Project Management Office”).

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